Redukcja kosztów administracyjnych o 23%
Dla klienta z branży e-commerce zoptymalizowaliśmy wykorzystanie wspólnych przestrzeni. Dzięki temu zrezygnowali z większego, stałego biura na rzecz naszego modelu.
Firma Ecom-Wro borykała się z rosnącymi kosztami utrzymania biura typu open-space. Dzięki przeniesieniu zespołu do naszego modułowego systemu, udało się znacząco poprawić płynność finansową spółki.
Wyzwanie
Klient wynajmował powierzchnię 180 m², z której aktywnie korzystało tylko 14 z 22 zatrudnionych pracowników w rotacyjnym modelu pracy. Stałe koszty najmu, ochrony oraz serwisu sprzątającego generowały miesięczny wydatek na poziomie 22 400 PLN, niezależnie od frekwencji w biurze.
Sytuacja stawała się nieefektywna, zwłaszcza że dział logistyki i IT pracował głównie zdalnie. Zarząd firmy zauważył, że płacą za niewykorzystane biurka, podczas gdy budżet na rozwój infrastruktury cyfrowej był zamrożony przez wysoki czynsz.
Podejście
Zespół Oradawe przeprowadził audyt realnego zużycia przestrzeni w ciągu 14 dni. Zamiast oferować klasyczny najem, zaproponowaliśmy przejście na model elastyczny, gdzie firma opłaca tylko wyznaczone pakiety stanowisk oraz wspólną strefę spotkań.
Naszym zadaniem było nie tylko zredukowanie metrażu, ale zapewnienie pełnej funkcjonalności biura bez przerywania ciągłości pracy zespołu. Wykorzystaliśmy własne oprogramowanie do zarządzania rezerwacjami biurek, co pozwoliło firmie Ecom-Wro na pełną kontrolę nad wydatkami w czasie rzeczywistym.
Rozwiązanie
Zredukowaliśmy powierzchnię najmu o 47%, przechodząc na system hot-deskingu. Firma zyskała dostęp do w pełni wyposażonej sali konferencyjnej oraz zaplecza kuchennego, co wcześniej wymagało samodzielnego utrzymywania przez klienta.
Wdrożyliśmy system rozliczeń, w którym Ecom-Wro płaci za 12 stałych stanowisk i 4 elastyczne. Pozwoliło to na przesunięcie środków z czynszu na zakup nowej serwerowni, co było priorytetem zarządu na rok 2024.
Rezultaty
Po kwartale współpracy, firma Ecom-Wro osiągnęła stabilną strukturę kosztów, zachowując komfort pracy dla całego zespołu. Oszczędności w kwocie 5 150 PLN miesięcznie przełożyły się bezpośrednio na lepszy wynik finansowy działu e-commerce.
Harmonogram
-
Styczeń 2024Audyt frekwencji pracowników w biurze Ecom-Wro
-
Luty 2024Przygotowanie projektu adaptacji modułowej
-
Marzec 2024Przeprowadzka i wdrożenie systemu rezerwacji
"Z początku byłem sceptyczny co do hot-deskingu, ale fakty są nieubłagane. Miesięczne koszty spadły o ponad 5 tysięcy, a zespół nie odczuł żadnej straty w komforcie pracy."